Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года: что делать грузоотправителям, перевозчикам и экспедиторам

С 1 сентября 2026 года компания отправляет груз наемной машиной со склада в Новороссийске в Москву, и привычной бумажной транспортной накладной для такого рейса уже недостаточно. Грузоотправитель формирует электронный документ, перевозчик и водитель работают со своими данными и подписями, грузополучатель подтверждает приемку, а обмен проходит через оператора информационной системы электронных перевозочных документов с передачей сведений в ГИС ЭПД. Если один из участников до сих пор работает только на бумаге, задержка возникает уже при оформлении рейса.

Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года затронул автомобильные, железнодорожные и воздушные грузоперевозки, а также транспортно-экспедиционную деятельность. Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ сделал электронный формат обязательным для ряда перевозочных и экспедиторских документов. При этом путевой лист разрешено оформлять и на бумаге, морской коносамент регулируется отдельно, а для некоторых перевозок Минтранс установил случаи, когда бумажные документы сохраняются. Поэтому компании сначала нужно определить, какие документы она фактически создает и подписывает в каждой перевозке.

Что именно изменилось после перехода на ЭПД с 1 сентября

Обязанность распространяется на участников перевозочного процесса независимо от сферы бизнеса. Производитель стройматериалов, интернет-магазин, импортер оборудования и торговая компания работают по одним требованиям, если выступают грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком или клиентом экспедитора в перевозке, для которой законом предусмотрен электронный документ.

С 1 сентября электронные перевозочные документы формируются по утвержденным форматам и передаются в ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД. Самой компании подключаться напрямую к государственной системе не требуется: она выбирает аккредитованного оператора, получает доступ к его сервису или настраивает интеграцию со своей учетной системой, после чего документы проходят через оператора и направляются в государственную систему.

Обязательный электронный формат установлен для следующих документов:

• транспортной накладной при автомобильной перевозке;
• заказа и заявки на перевозку автомобильным транспортом;
• транспортной железнодорожной накладной;
• грузовой накладной при воздушной перевозке;
• экспедиторских документов, включая поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.

Электронные перевозочные документы содержат юридически значимые сведения о конкретной перевозке, поэтому простой PDF, скан бумажной накладной или файл, отправленный контрагенту по электронной почте, требованиям ГИС ЭПД не соответствует. Документ должен быть сформирован в установленном формате, подписан предусмотренной электронной подписью и пройти обмен через оператора.

Для автомобильных перевозок особенно заметно изменение транспортной накладной. С 1 сентября 2026 года договор перевозки груза подтверждается транспортной накладной в электронном виде, если перевозка не относится к установленным исключениям. Если договором не определено иное, документ составляет грузоотправитель, поэтому ждать, что всю работу возьмет на себя водитель или транспортная компания, грузовладельцу не стоит.

BSG заранее разбирала требования к транспортному ЭДО с 1 сентября 2026 года. После вступления требований в силу главный вопрос сместился с выбора даты запуска на ежедневную работу: кто создает документ, кто проверяет данные, какими подписями пользуются сотрудники и что происходит при изменении автомобиля, водителя или фактического количества груза.

Электронная транспортная накладная: кто заполняет и подписывает данные

В автомобильной перевозке электронная транспортная накладная формируется по мере выполнения рейса, так как сведения появляются у разных участников в разное время. До погрузки известны грузоотправитель, получатель, перевозчик, адреса и параметры груза. При подаче машины добавляются сведения о транспортном средстве и водителе. После приемки грузополучатель подтверждает фактический результат доставки.

Если компания отправляет контейнер после выпуска из порта Новороссийск на склад клиента, сотрудник, отвечающий за ЭТрН, должен получить от логиста правильные сведения по контейнеру, автомобилю, перевозчику и грузу. Замена тягача в день вывоза или перенос доставки на другой склад требует корректного отражения изменений в цифровом документе. Попытка оставить старые данные создает расхождение между фактическим рейсом и сведениями в ГИС ЭПД.

Перевозчику требуется заранее определить, кто подтверждает сведения от имени организации и как водитель взаимодействует с электронным документом в дороге. Для водителя законодательство допускает использование простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи в предусмотренных случаях при последующем подписании документа подписью перевозчика. Конкретный порядок лучше настроить вместе с оператором ИС ЭПД и закрепить во внутренних регламентах компании.

Грузополучателю также нужен доступ к документу. Если склад работает круглосуточно и приемку проводят разные смены, права на подписание нельзя оставлять только у одного сотрудника центрального офиса. Документ должен закрываться в момент реальной приемки с учетом количества, состояния груза и других сведений, которые участник обязан подтвердить.

В контейнерной поставке из Китая через Новороссийск морской коносамент и российская ЭТрН относятся к разным участкам перевозки. Например, при маршруте Китай — Новороссийск — Краснодар, аналогичном опубликованному кейсу BSG по доставке потребительских товаров, морские документы сопровождают контейнер до порта, а автомобильный вывоз после выпуска оформляется по требованиям, действующим для российского дорожного участка. Сведения о грузе, количестве мест и участниках при этом должны оставаться согласованными между документами.

Смешанный документооборот по одной перевозке Минтранс не предусматривает. Если конкретная перевозка должна оформляться в электронном виде, нельзя начать ее электронной накладной, а завершить бумажным экземпляром только потому, что один из участников не подключился к сервису. Подготовленность контрагентов теперь становится одним из условий нормальной организации рейса.

Как компании подключиться к электронным перевозочным документам

Компания работает с ГИС ЭПД через аккредитованного оператора ИС ЭПД, который обеспечивает передачу документов между участниками и государственной системой. Выбор оператора зависит от количества перевозок, используемой учетной системы, наличия интеграции с 1С или собственной TMS, работы с водителями и стоимости обслуживания. Для небольшой компании может быть достаточно веб-интерфейса, а при сотнях рейсов ручное создание каждого документа быстро становится неудобным.

После выбора оператора распределяют роли сотрудников. Руководитель или ИП использует квалифицированную электронную подпись, а сотруднику, который подписывает документ от имени организации или предпринимателя, требуется электронная подпись и подтверждение полномочий, в том числе машиночитаемая доверенность в предусмотренных случаях. Доверенность должна соответствовать фактическим полномочиям сотрудника, так как ответственность за достоверность сведений несет лицо, подписавшее соответствующий файл обмена.

Практически подготовка затрагивает несколько подразделений одновременно:

• логисты определяют, кто создает документ и в какой момент передает данные;
• юристы и кадровая служба проверяют полномочия и МЧД сотрудников;
• IT настраивает доступ или интеграцию с оператором ИС ЭПД;
• диспетчеры и перевозчики отрабатывают замену автомобиля, водителя и изменение рейса;
• складские сотрудники получают возможность подтвердить погрузку или приемку без ожидания офиса.

Проверять настройку лучше на фактической перевозке от создания заказа до закрытия документа после разгрузки. Тест показывает проблемы, которые не видны при простой регистрации у оператора: водитель не получил доступ, МЧД оформлена на другое полномочие, склад не знает номер документа, контрагент использует другого оператора или сведения из учетной системы передаются с ошибкой.

Роуминг между операторами имеет особое значение для грузовладельцев, которые работают с десятками транспортных компаний. Нет необходимости заставлять всех пользоваться одной информационной системой, но обмен между выбранными операторами должен корректно проходить по используемому типу документа. Перед новым рейсом разумно проверить техническую готовность контрагента, особенно если компании раньше обменивались только бумагой.

При регулярной доставке контейнеров из порта такая подготовка напрямую влияет на подачу машины. В рамках автомобильных перевозок грузов из Новороссийска данные по перевозчику, тягачу, контейнеру, адресу склада и получателю должны быть готовы к моменту оформления российского дорожного участка. Если доступ к ЭПД начинают выяснять после выдачи релиза терминала, контейнер может потерять время уже на этапе вывоза.

Что меняется для экспедитора, железной дороги и авиаперевозок

Переход на ЭПД с 1 сентября охватывает транспортно-экспедиционную деятельность шире автомобильной ЭТрН. В электронном формате формируются поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка, поэтому экспедитор должен выстроить цифровой обмен с клиентом еще на стадии оформления задания. Если российский импортер передает компании организацию перевозки из порта, вопрос электронной экспедиторской документации возникает независимо от того, какой транспорт будет использоваться внутри дальнейшего маршрута.

Для клиента это означает, что договор транспортной экспедиции и электронные экспедиторские документы нужно рассматривать вместе. В договоре имеет смысл заранее определить сотрудников, которые дают поручения, принимают документы и подтверждают операции, а затем предоставить этим людям необходимые права в системе. Если полномочия остаются только у директора, ежедневная работа быстро упрется в ожидание подписи.

Железнодорожные перевозки не остались за пределами реформы: транспортная железнодорожная накладная с 1 сентября 2026 года также формируется в электронном виде по утвержденному ФНС формату. Для грузовладельца особенно важна точность данных по станции, грузу, массе, количеству мест и участникам перевозки, так как эти сведения одновременно используются в операционной работе железной дороги и дальнейшем документообороте.

В поставках из Китая по железной дороге российский ЭПД приходится учитывать вместе с международными и таможенными документами. В проекте BSG по доставке геоматериалов из Китая в Москву контейнеры отправлялись железнодорожным транспортом после подачи под загрузку на складе производителя. Для аналогичных поставок после 1 сентября участникам нужно заранее определить, какой документ оформляется на каждом участке и кто отвечает за российскую электронную железнодорожную документацию.

Воздушная грузовая накладная также включена в обязательный перечень электронных перевозочных документов. При срочной доставке значение подготовки возрастает из-за короткого интервала между приемкой груза терминалом и вылетом: ошибка в доступе или электронной подписи может оказаться заметнее, чем при морской перевозке с несколькими неделями транзита.

Путевой лист занимает отдельное место. С 1 сентября 2026 года его не обязали полностью переводить на электронный формат: документ разрешено оформлять на бумажном носителе или электронно. Если компания выбирает электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД в установленном порядке. Поэтому переход на электронные перевозочные документы не означает автоматического отказа от всех бумажных документов транспортного предприятия.

Как ЭПД работают в международной и мультимодальной перевозке

Импортный контейнер может пройти через несколько видов документов еще до российского склада: коммерческий инвойс, упаковочный лист, морской коносамент, транзитная декларация, документы терминала, российская транспортная накладная и экспедиторские документы относятся к разным операциям и регулируются разными нормами. Закон № 140-ФЗ не переводит весь этот пакет в один универсальный файл, поэтому отдел ВЭД должен понимать, на каком участке возникает обязанность использовать ГИС ЭПД.

При морской поставке через Новороссийск обязательный электронный формат по закону № 140-ФЗ прежде всего проявляется на российском автомобильном или железнодорожном участке и в отношениях с российским экспедитором. Морской коносамент продолжает оформляться по правилам морской перевозки. После выпуска контейнера российская доставка сторонним автоперевозчиком уже требует ЭТрН, если конкретный рейс не относится к установленным исключениям.

Международная автомобильная перевозка требует отдельно проверить состав участников. Приказ Минтранса предусматривает бумажное оформление транспортной накладной, заказа или заявки в ряде случаев, в том числе когда грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное физическое или юридическое лицо. Поэтому для маршрута Турция — Россия и для последующей доставки Новороссийск — Москва могут действовать разные требования к документу, даже если физически товар остается в одной машине или контейнере.

Аналогичный вопрос возникает у экспедиторов, работающих с иностранным клиентом. Минтранс предусмотрел возможность бумажных экспедиторских документов, когда клиентом является иностранное юридическое или физическое лицо, а также при ряде других исключений. Российский импортер, который заключает договор с российским экспедитором, сам по себе под это основание не попадает только из-за того, что груз отправлен из-за границы.

В международной поставке электронные перевозочные документы должны совпадать по ключевым сведениям с документами, которые уже использовались при импорте. Если в коносаменте и упаковочном листе указано одно количество мест, а в российской ЭТрН после порта появляется другое, причина должна быть понятна из операций с грузом. После досмотра, перетарки, частичной выдачи или консолидации изменения фиксируют документально, чтобы транспортные и таможенные сведения не противоречили друг другу.

Когда бумажные документы после 1 сентября сохраняются

Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября имеет исключения, установленные нормативными актами Минтранса для отдельных видов документов и перевозок. Поэтому фраза «вся бумага запрещена» описывает новые правила неточно. Перед выбором формата проверяют вид перевозки, статус участников и конкретный документ.

Для автомобильной транспортной накладной бумажный вариант предусмотрен, в частности, в отдельных перевозках с участием иностранных грузоотправителей или грузополучателей, при некоторых каботажных операциях иностранных перевозчиков и в ряде перевозок для личных нужд физических лиц. Минтранс также установил специальные случаи для железнодорожных, воздушных и экспедиторских документов.

Для экспедиторской деятельности бумага допускается, когда услуги оказываются физическому лицу для личных нужд, клиентом выступает иностранное лицо либо отсутствует техническая возможность электронного обмена из-за обстоятельств непреодолимой силы. Использовать такое исключение как постоянный резервный вариант при обычной коммерческой работе нельзя: основание должно соответствовать фактической ситуации.

Отсутствие мобильного интернета у водителя на конкретном участке дороги само по себе не отменяет электронный документ. Минтранс указывает, что ЭПД можно сформировать в другой точке и передать водителю для предъявления. При проверке водитель вправе показать электронный документ либо его копию на бумажном носителе в предусмотренном порядке.

По одной и той же перевозке законодательство не предусматривает смешанный режим, при котором часть обязательного документа оформляется электронно, а затем стороны продолжают работать с самостоятельной бумажной версией. Если перевозка подпадает под электронный формат, участники должны завершить ее через цифровой обмен. Если действует установленное исключение, используется предусмотренный для него вариант оформления.

Что означает период до 1 марта 2027 года

После запуска обязательного режима Минтранс сообщил о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года: при выявлении бумажного документа вместо требуемого электронного формата предполагается ограничиваться предупреждением. Министерство отдельно подчеркивает, что обязанность работать с электронными перевозочными документами действует с 1 сентября 2026 года, поэтому срок до марта не переносит дату реформы.

Для бизнеса практический смысл этого периода состоит в возможности донастроить процессы с большим количеством контрагентов без ожидания новой даты запуска. Если компания еще не завершила подключение, сейчас разумно проводить реальные перевозки через оператора, выявлять проблемы в полномочиях сотрудников, роуминге и работе водителей и сразу исправлять их.

Продолжать бумажный документооборот до конца февраля как обычный рабочий режим рискованно еще и по договорным причинам. Контрагент, который уже выполняет требования закона, может отказаться принимать рейс с неподготовленным участником или потребовать заранее подтвердить возможность обмена ЭПД. Для крупного грузовладельца наличие оператора и готовность к электронной накладной постепенно становится таким же операционным требованием к перевозчику, как исправный транспорт и допуск водителя.

Как перестроить работу компании после 1 сентября

Компания, которая только сейчас завершает переход, должна начинать с реальных перевозок и ответственных сотрудников, так как покупка доступа к сервису сама по себе не меняет процесс. По каждому типу рейса нужно понимать, кто создает документ, откуда берутся данные о грузе, кто подписывает сведения, как водитель получает документ и кто закрывает его после приемки.

Особенно внимательно стоит разобрать операции, где сведения меняются в течение дня. Перевозчик заменил машину, склад изменил время погрузки, фактический вес отличается от заявки, грузополучатель принял меньше мест или контейнер после порта направили на другой адрес. Для каждой ситуации сотрудники должны знать, как изменение отражается в ЭПД и кому передается информация.

Договоры с перевозчиками и экспедиторами также стоит проверить на предмет распределения обязанностей. Участники заранее определяют, кто формирует транспортную накладную, каким способом передаются исходные данные, кто отвечает за их достоверность и как стороны действуют при техническом сбое. Такие положения снижают количество споров, когда машина уже стоит на погрузке.

При большом объеме перевозок следующим вопросом становится интеграция ЭПД с учетной системой. Ручной ввод одинаковых данных в ERP, TMS и сервис оператора увеличивает риск расхождений в адресах, ИНН, номерах машин и номенклатуре груза. Автоматическая передача сведений требует настройки и тестирования, однако при регулярных рейсах она сокращает работу диспетчеров и уменьшает количество исправлений.

Электронные перевозочные документы уже стали частью обычной операционной работы, поэтому после 1 сентября задача бизнеса состоит в устойчивом обмене между отправителем, перевозчиком, экспедитором, водителем и получателем. Для импортных поставок дополнительно проверяется переход между международным участком, таможенным оформлением и российской доставкой, чтобы реквизиты перевозочных документов соответствовали фактическому движению груза.

Если поставка включает морской фрахт, порт Новороссийск, таможенное оформление, СВХ и дальнейшую доставку по России, состав документов определяется отдельно по каждому участку. Сроки, маршрут, транспорт, документы и требования уточняются после анализа груза, стран перевозки, условий поставки и участников договора.