Обязательное оформление ЭТрН с 1 сентября 2026 для всех участников перевозок

С 1 сентября 2026 года оформление электронной транспортной накладной становится обязательным для участников автомобильных грузоперевозок. Для рынка это один из самых заметных этапов перехода на цифровой документооборот, потому что ЭТрН касается не только перевозчика. В процессе участвуют грузоотправитель, грузополучатель, экспедитор, водитель, оператор информационной системы электронных перевозочных документов и государственная информационная система ЭПД.

Правовая база уже сформирована. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в регулирование транспортно-экспедиционной деятельности и запустил обязательный переход на электронные перевозочные документы. Минтранс указывает, что с 1 сентября 2026 года электронный формат вводится для ключевых транспортных документов, включая автомобильные транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку грузов, железнодорожные накладные, авиационные грузовые накладные и экспедиторские документы.

Обязательное оформление ЭТрН с 1 сентября 2026: зачем это нужно?

ЭТрН представляет собой электронную транспортную накладную, которая подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом, фиксирует сведения о грузе, маршруте, участниках перевозки, транспортном средстве, водителе, погрузке и приемке. Раньше такие сведения оформлялись на бумаге, подписывались участниками перевозки и передавались между компаниями вручную. Теперь документ должен формироваться и передаваться в электронном виде через установленную цифровую инфраструктуру.

Для бизнеса ключевое изменение состоит в том, что накладная становится не внутренней бумагой между участниками сделки, а частью единого цифрового контура. Документ создается в информационной системе оператора ИС ЭПД, подписывается электронными подписями участников и направляется в ГИС ЭПД. ФНС разъясняет, что с 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы и заявки, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные накладные подлежат оформлению исключительно в электронном виде по утвержденным форматам и направлению в ГИС ЭПД.

Кого касается обязательное оформление ЭТрН в 2026 году?

Новое требование затрагивает всех участников перевозочного процесса, которые работают с автомобильными грузоперевозками и наемным транспортом. Нельзя считать, что переход касается только перевозчиков или крупных логистических операторов. Если компания отправляет груз, принимает груз, заказывает перевозку, выступает экспедитором или фактически участвует в подписании транспортной накладной, ей нужно быть готовой к электронному формату.

ФНС отдельно подчеркивает, что обязательный транспортный ЭДО касается участников логистических цепочек, которые используют наемный транспорт: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов. Это означает, что грузополучатель тоже не остается в стороне, потому что приемка груза и подтверждение факта доставки должны быть отражены в электронном документе.

К переходу на ЭТрН должны подготовиться:

• грузоотправители, которые оформляют отгрузку и передают сведения о товаре, адресе, массе, количестве мест и условиях перевозки;
• перевозчики, которые принимают груз к перевозке, указывают транспортное средство, водителя и подтверждают выполнение транспортного плеча;
• грузополучатели, которые принимают груз и подтверждают результат доставки в электронном документе;
• экспедиторы, которые организуют перевозку, оформляют связанные документы и отвечают за корректность данных в рамках своей зоны ответственности.

Если хотя бы один участник цепочки не готов работать с ЭТрН, процесс может остановиться. Например, отправитель создал документ, перевозчик его подписал, но получатель не имеет доступа к системе или не понимает порядок подписания приемки. В итоге документ остается незавершенным, а у сторон появляются вопросы к подтверждению перевозки и закрывающим документам.

Какие документы переходят в обязательный электронный формат

ЭТрН является центральным документом для автомобильной перевозки, но с 1 сентября 2026 года изменения затрагивают не только ее. По разъяснениям ФНС, в электронный формат переходят транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку грузов, поручения экспедитору, экспедиторские расписки, складские расписки, железнодорожные транспортные накладные и авиационные грузовые накладные.

Для автомобильной логистики особенно важны три документа:

• электронная транспортная накладная, которая фиксирует саму перевозку груза;
• электронный заказ или заявка на перевозку, если перевозка оформляется через такой документ;
• электронные экспедиторские документы, если в цепочке участвует экспедитор.

Такая связка меняет операционную работу. Раньше компания могла отдельно согласовать заявку по электронной почте, накладную распечатать, а часть подтверждений получить уже после рейса. После обязательного перехода документы должны быть связаны между собой в электронном виде, а данные в них должны совпадать.

Как будет работать оформление ЭТрН

На практике оформление ЭТрН включает несколько этапов. Сначала один из участников перевозки создает электронную транспортную накладную в системе оператора ИС ЭПД. Затем документ подписывается участниками, которые отвечают за свои титулы. После этого сведения передаются в ГИС ЭПД. В процессе перевозки электронный документ сопровождает груз так же, как раньше бумажная накладная, но доступ к нему обеспечивается через цифровую систему.

Для перехода на электронные перевозочные документы компаниям нужно получить квалифицированную электронную подпись для руководителя или индивидуального предпринимателя, а для сотрудников оформить квалифицированные подписи и машиночитаемые доверенности. После этого необходимо подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД, который обеспечивает обмен электронными перевозочными документами между участниками и передачу сведений в ГИС ЭПД.

Компании нужно заранее определить, кто именно будет создавать ЭТрН, кто будет ее проверять, кто будет подписывать документ на каждом этапе и как водитель будет получать доступ к сведениям по рейсу. Если эти роли не распределить заранее, переход на электронный формат приведет к задержкам в обычной операционной работе.

Что изменится для водителя

Для водителя переход на ЭТрН означает, что привычная работа только с бумажным комплектом документов уходит в прошлое. Водителю нужно иметь возможность подтвердить данные по рейсу, связаться с диспетчером, получить сведения по электронному документу и понимать, что делать при проверке или расхождении данных.

При этом водитель не должен заниматься юридической проверкой накладной. Его задача состоит в том, чтобы работать в установленном порядке: получить информацию по рейсу, убедиться, что документ оформлен, иметь связь с диспетчером и выполнять инструкции при погрузке, перевозке и разгрузке. Но если у водителя нет смартфона, доступа к связи или понимания базовых действий, риск задержки возрастает.

Для транспортных компаний это означает необходимость заранее обучить водителей и диспетчеров. Нельзя ограничиться тем, что электронные подписи получены в офисе. Если линейный персонал не готов, сбой возникнет уже на маршруте.

Когда бумага все еще может применяться

Основная модель с 1 сентября 2026 года становится электронной, но Минтранс уже подготовил проект приказа, который определяет случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге. Документ разрабатывается в рамках реализации Федерального закона № 140-ФЗ и должен вступить в силу с 1 сентября 2026 года. Минтранс прямо указывает, что электронные перевозочные документы станут обязательными для всех участников грузоперевозок, а бумажный формат будет допустим только в отдельных ситуациях.

Это важный момент для бизнеса. Бумажная накладная не должна рассматриваться как запасной вариант на каждый случай. Нужно готовиться именно к электронному процессу, а бумагу воспринимать как исключение, порядок применения которого будет зависеть от установленных условий.

Какие риски появятся у неподготовленных компаний

Главный риск состоит не в самой ЭТрН, а в неподготовленности процессов. Если компания продолжает работать по старой схеме, проблемы возникнут не только в бухгалтерии, но и в операционной логистике. Документ может не быть создан вовремя, подпись может отсутствовать, данные могут не совпасть, водитель может не иметь доступа к информации, а грузополучатель может не подтвердить приемку.

Наиболее частые проблемы после перехода могут выглядеть так:

• компания не выбрала оператора ИС ЭПД и не протестировала обмен документами;
• у сотрудников нет электронных подписей или машиночитаемых доверенностей;
• перевозчик готов к ЭТрН, а отправитель или получатель продолжает работать по бумажной схеме;
• данные в заявке, накладной и фактической перевозке расходятся;
• водитель не понимает порядок действий при проверке, изменении маршрута или ошибке в документе.

Каждая такая ошибка может привести к задержке рейса, спору по приемке, проблемам с подтверждением расходов и дополнительной нагрузке на логистов. В условиях плотных графиков и регулярных поставок такие сбои быстро превращаются в реальные финансовые потери.

Что нужно сделать до 1 сентября 2026 года

Подготовку лучше начинать заранее, особенно компаниям с большим количеством перевозок, несколькими филиалами, разными складами и множеством подрядчиков. Чем больше участников в цепочке, тем выше риск, что кто-то окажется не готов к ЭТрН.

Минимальный план подготовки:

• проверить, какие перевозки компании подпадают под обязательное оформление ЭТрН;
• выбрать оператора ИС ЭПД и протестировать обмен электронными документами;
• получить квалифицированные электронные подписи и оформить машиночитаемые доверенности;
• согласовать с перевозчиками, экспедиторами, складами и получателями порядок работы с ЭТрН;
• провести обучение логистов, диспетчеров и водителей на реальных сценариях перевозки.

Мы в BSG рекомендуем не ждать последнего месяца. Тестовые рейсы в электронном формате лучше провести заранее, чтобы увидеть слабые места до обязательной даты. Тогда переход на ЭТрН будет рабочим процессом, а не срочным устранением ошибок после запуска новых требований.

Что в итоге?

Обязательное оформление ЭТрН с 1 сентября 2026 года меняет повседневную работу всех участников автомобильных грузоперевозок. Правовая основа закреплена Федеральным законом № 140-ФЗ, а Минтранс и ФНС уже разъясняют порядок перехода на электронные перевозочные документы. В электронный формат переходят не только транспортные накладные, но и заказы, заявки, экспедиторские документы и другие документы перевозочного процесса.

Для бизнеса главный вывод простой. Нужно подготовить не только IT-систему, но и людей, договоры, внутренние регламенты, подрядчиков и водителей. Мы в BSG уже учитываем новые требования в работе с клиентами и помогаем выстраивать логистику так, чтобы обязательный переход на ЭТрН не приводил к задержкам, спорам и лишним расходам.

Наша компания BSG оказывает услуги контейнерных перевозок по всему миру. Лицензия таможенного представителя № 1998. Мы закрываем абсолютно все вопросы по грузоперевозкам и параллельному импорту в Россию, включая таможенное оформление: