С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными

С 1 сентября 2026 года грузоперевозки в России переходят на обязательный электронный формат по ключевым перевозочным документам. Это требование связано с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Минтранс прямо указывает, что с этой даты обязательный электронный формат вводится для авиационных грузовых накладных, железнодорожных накладных, автомобильных транспортных накладных, заказов и заявок на перевозку грузов автомобильным транспортом, а также экспедиторских документов.

Для рынка это не просто замена бумаги на файл. Меняется сам порядок работы между грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем. Документ должен быть создан, подписан, передан через оператора информационной системы электронных перевозочных документов и попасть в ГИС ЭПД. Ошибка в данных, отсутствие подписи, неподготовленный водитель или не подключенный подрядчик могут остановить процесс не хуже, чем физическая задержка машины на маршруте.

Мы в BSG считаем, что готовиться к переходу нужно заранее. В сентябре времени на спокойную настройку уже не будет.

Какие документы переходят в электронный формат

С 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для основных документов, которые используются при коммерческой перевозке грузов. ФНС разъясняет, что требование распространяется на всех участников перевозочного процесса независимо от сферы деятельности.

В электронный контур переходят:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

Для автомобильных перевозок особенно важны транспортная накладная, заказ и заявка. Именно с ними ежедневно работают грузовладельцы, перевозчики, диспетчеры и водители. Если компания возит товар наемным транспортом, отправляет продукцию клиентам, получает сырье от поставщиков или работает через экспедитора, переход на электронные документы касается ее напрямую.

Кого это затронет

Новые требования касаются не только профессиональных транспортных компаний. ФНС отдельно указывает, что обязательный транспортный ЭДО затронет всех участников логистических цепочек, которые используют наемный транспорт: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов. Даже если компания только принимает груз, она участвует в процессе, потому что должна подписать титул в электронной транспортной накладной и подтвердить приемку.

На практике это означает, что подготовиться должны не только перевозчики. Грузовладельцам тоже придется проверить свою готовность, потому что без их участия электронный документ не будет корректно закрыт. Бухгалтерии придется принимать такие документы к учету. Юристам нужно пересмотреть договоры. Логистам нужно понимать, кто отвечает за создание, подписание и передачу документов.

Если в цепочке один участник не готов, проблема возникает у всех. Например, перевозчик подключился к оператору ЭПД, а грузополучатель не знает, как подписать приемку. Или экспедитор готовит документы, но водитель не может предъявить нужные сведения при проверке. Такие ситуации лучше отработать до сентября, а не в первом рейсе после вступления требований в силу.

Что такое ГИС ЭПД и оператор ИС ЭПД

ГИС ЭПД это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через нее государство получает сведения о перевозочных документах, а участники рынка работают с электронным документооборотом через аккредитованных операторов. ФНС поясняет, что для перехода нужно подключиться к одному из операторов ИС ЭПД, которые передают электронные перевозочные документы между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.

Именно оператор ИС ЭПД становится техническим посредником между участниками перевозки. Через него создаются, подписываются и передаются электронные документы. Поэтому бизнесу нужно не просто решить, что он готов к ЭДО, а выбрать оператора, настроить доступы, проверить интеграцию с учетной системой и обучить сотрудников.

Что нужно подготовить до 1 сентября

ФНС в своих разъяснениях указывает базовый порядок подготовки: получить сертификат квалифицированной электронной подписи на руководителя или индивидуального предпринимателя, а для сотрудников оформить сертификаты и машиночитаемые доверенности. После этого нужно подключиться к оператору ИС ЭПД.

Для бизнеса минимальный план подготовки выглядит так:

• выбрать оператора ИС ЭПД и заключить договор;
• получить или проверить квалифицированные электронные подписи;
• оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников;
• настроить работу с электронными транспортными накладными, заказами и заявками;
• проверить, готовы ли к ЭДО перевозчики, экспедиторы, грузоотправители и получатели.

Отдельно нужно проверить водителей и диспетчеров. В новой модели водитель уже не может работать только с бумажным комплектом. Ему нужно понимать, где находится электронный документ, как подтвердить информацию, что делать при изменении данных и к кому обращаться при ошибке. Для части рынка это будет самым сложным участком перехода.

Почему бумажная привычка станет риском

До обязательного перехода многие компании могли вести документы смешанно: часть в бумаге, часть в электронном виде, часть через внутренние таблицы и переписку. С 1 сентября такая модель начнет создавать больше рисков. Если перевозочный документ должен быть электронным, обычная бумага уже не будет нормальным рабочим вариантом, кроме случаев, которые отдельно определят нормативные акты.

Минтранс уже подготовил проект приказа о случаях, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге. Это означает, что бумажный формат останется не общим правилом, а исключением для отдельных ситуаций.

Для бизнеса это важный сигнал. Нельзя строить процесс на ожидании, что бумагу все равно где-то примут. Основная модель будет электронной. Значит, все внутренние процедуры нужно перестраивать именно под нее.

Что изменится для водителей

Водитель становится участником цифрового процесса. Раньше в большинстве рейсов ему было достаточно получить документы, выйти на маршрут, передать комплект на разгрузке и вернуть подписанные бумаги. В новой модели часть операций будет проходить через электронные документы, статусы и подтверждения.

Это не значит, что водитель должен стать IT-специалистом. Но он должен понимать базовые действия: как получить сведения по рейсу, как связаться с диспетчером при ошибке, как подтвердить факт перевозки, как действовать при проверке и что делать, если данные в системе не совпадают с фактическим грузом.

Для компаний это означает необходимость обучить персонал заранее. Особенно это касается малого и среднего транспорта, где часть водителей привыкла работать по старой схеме. Если человек не может пользоваться нужным устройством или не понимает порядок действий, риск задержки появляется уже на старте рейса.

Что изменится для логистов и экспедиторов

Для логиста возрастает значение качества данных. В электронной среде ошибки видны быстрее. Если в заявке один вес, в накладной другой, в заказе третий, а фактически загружено еще иначе, исправлять это будет сложнее. То же самое касается адресов, реквизитов, кодов, сведений о машине, водителе и участниках перевозки.

Экспедиторам придется работать еще внимательнее. С 1 марта 2026 года на базе ГосЛога начал работать реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности, а с 1 сентября электронные экспедиторские документы становятся частью обязательного цифрового контура. Минтранс сообщил, что реестр экспедиторов запущен на базе ГосЛога с 1 марта 2026 года.

Для клиента это тоже важно. При выборе экспедитора теперь нужно смотреть не только на ставку и опыт, но и на цифровую готовность подрядчика.

Какие ошибки могут стоить денег

Основные проблемы начнутся не из-за самой системы, а из-за неподготовленности участников. Чаще всего рынок столкнется с простыми, но болезненными ошибками.

Критичные риски:

• не выбран оператор ИС ЭПД;
• нет электронной подписи или машиночитаемой доверенности у нужного сотрудника;
• подрядчик не готов работать с электронными документами;
• водитель не понимает порядок действий;
• данные в заявке, накладной и фактической перевозке не совпадают.

Каждая такая ошибка может привести к задержке рейса, спору по приемке, проблемам с подтверждением расходов или конфликту между участниками цепочки. Поэтому подготовка к 1 сентября должна идти не только через IT-отдел. Это задача логистики, бухгалтерии, юридического отдела и операционного управления.

Что мы рекомендуем сделать уже сейчас

Мы в BSG рекомендуем не ждать конца лета. До 1 сентября нужно провести проверку всей цепочки, особенно если компания работает с несколькими перевозчиками, экспедиторами, складами и регионами доставки.

Начать стоит с простых действий:

• составить список документов, которые используются в перевозках;
• определить, какие из них переходят в обязательный электронный формат;
• проверить готовность всех участников цепочки к ЭДО;
• выбрать оператора ИС ЭПД и протестировать обмен документами;
• провести несколько пробных рейсов в электронном формате до обязательной даты.

Лучше выявить проблемы на тестовой перевозке, чем столкнуться с ними уже после 1 сентября, когда бумажный сценарий перестанет быть обычным запасным вариантом.

Итог

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательной частью грузоперевозок. Правовая база уже принята, перечень ключевых документов определен, а ФНС и Минтранс заранее разъясняют порядок подготовки. Для бизнеса главный вывод простой: переход затрагивает не только перевозчика, но и всю цепочку, включая отправителя, получателя, экспедитора, водителя, бухгалтерию и логистов.

Компании, которые подготовятся заранее, смогут пройти переход спокойно. Те, кто оставит все на последний момент, рискуют получить задержки, ошибки в документах и лишние расходы. Мы в BSG уже учитываем новые требования в работе и помогаем клиентам выстраивать логистику так, чтобы цифровой переход не остановил поставки.

Наша компания BSG оказывает услуги контейнерных перевозок по всему миру. Лицензия таможенного представителя № 1998. Мы закрываем абсолютно все вопросы по грузоперевозкам и параллельному импорту в Россию, включая таможенное оформление: